Benachrichtigung wenn UID in Rechnungsadresse des Kunden gespeichert wird

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Hallo,
ich versuche schon seit einiger Zeit eine Lösung für folgende Konstellation zu finden. Vielleicht habt ihr hier eine passende Lösung bei der Hand?

Folgende Konstellation. In unserem Shop hat der User die Möglichkeit bei den Daten zu seiner Rechnungsadresse eine UID-Nummer mit anzugeben.
Wir haben für Firmenkunden eigene Rollen erstellt.
Nachdem eine UID-Nummer eingetragen wurde, möchten wir gerne manuell prüfen welche Rolle dem User hinzugefügt wird.

Nun haben wir aber das Problem, dass wir keine Möglichkeit finden festzustellen, wenn ein Kunde eben die UID hinterlegt hat.
Hat jemand eine Idee, wie man im Idealfall eine Mail-Nachricht an eine definierte Mail-Adresse ausgesendet wird?

Vielen Dank !
Johannes

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